Polityka prywatności
1. Kto jest administratorem
Rezzervio działa w dwóch rolach:
- Administrator: The Cloudest Tomasz Iwanowski, ul. Bandurskiego 47B, 05-270 Marki, Polska, kontakt: contact@rezzervio.com. Dotyczy danych kont Firm i ich zespołów, zgłoszeń pomocy, strony rezzervio oraz danych technicznych (bezpieczeństwo, diagnostyka). Operator jest także administratorem odrębnej historii wizyt zachowywanej za zgodą klienta po usunięciu Firmy.
- Podmiot przetwarzający w imieniu Firm: dane klientów, którzy rezerwują wizyty lub wysyłają zapytania przez formularz Firmy. Administratorem tych danych jest Firma. Informacje o przetwarzaniu, w tym o podstawie prawnej i okresie przechowywania, podaje Firma przy swoim formularzu. W sprawie tych danych kontaktuj się najpierw z Firmą.
2. Jakie dane i w jakim celu (Rezzervio jako administrator)
- Konto Firmy i zespołu (nazwa Firmy, imię i nazwisko, e-mail, rola, zabezpieczone hasło i dane MFA): świadczenie usługi zgodnie z Regulaminem. W przypadku osoby będącej stroną umowy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku przedstawicieli Firmy i jej zespołu - prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze umowy z Firmą i zarządzaniu dostępem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Historia działań w panelu i dane logowania: bezpieczeństwo i rozliczalność (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Zgłoszenia pomocy: odpowiedź na zgłoszenie (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO).
- Dane techniczne żądań (trasa, kod odpowiedzi, czas; bez treści formularzy i parametrów adresu): diagnostyka i ochrona przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Akceptacje dokumentów (wersja, data, konto): wykazanie zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
Statystyki strony głównej: w fazie testów nie korzystamy z Google Analytics ani cookies analitycznych lub reklamowych.
Podanie danych wymaganych do utworzenia i zabezpieczenia konta jest warunkiem korzystania z konta. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają.
3. Jak długo przechowujemy dane
- Dane Firmy, jej zespołu, rezerwacji, klientów, zapytań, opinii i historii działań: przez okres korzystania z Platformy. Firma może usuwać wpisy w panelu. Po rozpoczęciu usuwania Firmy dane są dostępne do przywrócenia przez 7 dni, a następnie usuwane z bieżącego magazynu Firmy, z wyjątkiem minimalnej historii klienta opisanej poniżej.
- Kopie zapasowe: Operator pobiera je ręcznie w postaci zaszyfrowanych plików. Nie korzystamy z automatycznej rotacji ani automatycznego wysyłania kopii do zewnętrznego magazynu. Operator usuwa pobrane kopie najpóźniej po 30 dniach od ich utworzenia; usuwanie jest ręczne.
- Zdarzenia techniczne (monitoring): do 30 dni, maksymalnie 500 ostatnich zdarzeń.
- Zgłoszenia pomocy wysłane bez logowania: dostęp przez link przez 30 dni.
- Rezerwacje oczekujące wygasają po czasie ustawionym przez Firmę (domyślnie 72 godziny), ale pozostają w historii Firmy.
- Linki w e-mailach mają ograniczoną ważność (np. reset hasła 1 godzina, zaproszenie 72 godziny, ocena wizyty 30 dni).
Wyłącznie po udzieleniu przez klienta osobnej zgody zachowujemy po usunięciu Firmy minimalną historię wizyty: usługę, termin, czas trwania i status wizyty oraz techniczne identyfikatory i skrót adresu e-mail. Nie zachowujemy w tym archiwum notatek, telefonu ani danych pracowników. Osoby bez konta klienta mają 12 miesięcy od usunięcia Firmy na aktywację konta; po tym czasie nieodebrana historia jest usuwana. Historia powiązana ze zweryfikowanym kontem pozostaje na czas utrzymywania tego konta. Skrót adresu e-mail nie stanowi anonimizacji. Podstawa prawna tej retencji: Dobrowolna, odrębna zgoda klienta na zachowanie historii wskazanej wizyty przez Rezzervio (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Odmowa lub wycofanie zgody nie wpływa na możliwość dokonania ani obsługę rezerwacji. Zgodę można wycofać w każdej chwili, pisząc na contact@rezzervio.com; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jego wycofaniem.
Zgoda dotyczy wizyty, przy której została udzielona. Nie traktujemy wcześniejszej akceptacji polityki prywatności jako tej zgody. Bez niej nie zachowujemy historii po usunięciu Firmy. Zapisujemy wersję treści zgody, datę i powiązanie z adresem e-mail w postaci skrótu. Konto klienta jest planowaną funkcją; udzielenie zgody nie tworzy konta ani nie gwarantuje jego udostępnienia w okresie retencji. Bez aktywacji historia wygasa po 12 miesiącach od usunięcia Firmy.
Wniosek o wycofanie zgody obsługujemy pod adresem contact@rezzervio.com po potwierdzeniu, że pochodzi od uprawnionej osoby. Usuwamy objętą nim odrębną historię i zapisujemy skrót adresu oraz datę wycofania, aby wcześniejsze zgody nie spowodowały jej ponownego zapisania. Ten minimalny zapis służy respektowaniu wycofania i rozliczalności, a nie udostępnianiu historii (art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 RODO); utrzymujemy go tak długo, jak wcześniejsze rezerwacje lub ich kopie mogą odtworzyć historię. Wycofanie nie usuwa dokumentacji wizyt, którą Firma nadal przetwarza na własnej podstawie prawnej. Dane w istniejących kopiach wygasają zgodnie z 30-dniową retencją; przy odtwarzaniu stosujemy również zarejestrowane wycofania.
4. Odbiorcy danych
Dane przetwarzają dostawcy wymienieni w wykazie Podwykonawcy (hosting, wysyłka e-maili, podpowiedzi adresów). Po uruchomieniu podpowiedzi Google przy wpisywaniu adresu firmy w panelu tekst adresu trafia do Google Maps Platform, działającego w zakresie swoich warunków jako odrębny administrator; zapisujemy identyfikator wybranego miejsca, a współrzędne tylko wtedy, gdy pozwalają na to warunki dostawcy. Główny magazyn aplikacji jest przewidziany w regionie Frankfurt (UE). Dostawcy usług zewnętrznych mogą przetwarzać dane także poza EOG na zasadach opisanych w wykazie.
5. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wnioski kieruj na contact@rezzervio.com. W sprawie danych przekazanych Firmie przez jej formularz skontaktuj się z Firmą.
6. Cookies
Używamy cookies do działania usługi i zapamiętania wybranego motywu. Nie używamy cookies analitycznych ani reklamowych. Szczegóły: Cookies i pamięć przeglądarki.
7. Bezpieczeństwo
Stosujemy m.in. szyfrowanie połączeń, izolację danych Firm, role i uprawnienia, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, ograniczenia dostępu według IP i szyfrowane kopie zapasowe. O naruszeniu ochrony danych informujemy zgodnie z przepisami, a Firmy także zgodnie z Umową powierzenia.